• YUMAの部屋

必要な時に必要な物がない

私は物の管理が苦手でした・・・。w
いつも
「あれどこやったっけ?」
「ここにおいてたはずやけど移動させた?」
と言って周りも巻き込んで物を探しまくってました。。。

特にその中で一番紛失が多かったのが

書類!

・1年前に買った家電の保証書
・いつか必要になるかもしれない登録・契約内容の控えや
・祝儀袋のあまりや履歴書のあまり
などなど
いつか必要になるかもだけど
今は特に必要ない
っていう書類は結構皆さんもあると思います。
そして
大体無くしてませんか?
全て今どこにあって、
それの保存期限はいつまでで
何種類ほど今自分が保管しているのか
全て記憶出来てますか?

ほとんどの人はできていないと思いますwww

基本的にみんな超重要な書類は無くさないんです
でも使うかどうかすら怪しいような書類は生活をしていればものすごい数が発生するので
しっかりとした管理をしないと

書類を探している時間を無駄にする

ことになるので今日は管理法についてお話していきたいとおもいます。

書類管理における絶対条件

①必要な時にいつでも簡単にピンポイントで取り出せる
②保存期限がいつまでなのかきっちりわかる

この二つが出来ていて初めて管理が出来ている
といえるのではないでしょうか?
例えば書類を一つの段ボールにとりあえずまとめて入れていたとすれば
この段ボールの中にあることはわかってるんだけど
なかなか必要な書類が見つからない・・・とか
いうことになりますので
特に1つ目のピンポイントというのが重要になります。
また、
2つ目の保存期限ですが

必要が無いのなら捨てましょう

というのがそもそも大前提となってきます。
後々に詳しくお話しますが、
もう保証期限が切れている保証書を大切に保管しておく意味などありません!

書類の管理方法

では早速どんな管理方法なのかお話しいたいと思います(^^)/
ただ、先に下記の準備物だけ用意してください!!

準備物

1.書類BOX

5段になっている黒色の書類BOXの写真です
ナカバヤシ A4レターケース 書類ケース 小物整理収納 5段 ブラック A4E-05B

2.クリアファイル×50枚

クリアファイル×50枚の画像
ナカバヤシ クリアホルダー A4判 50枚 CH1035C

3.シール

33面×12シートのシールの画像
エーワン お名前シール 光沢紙 はがきサイズ 33面 12シート 29318

4.グーグルアカウント

グーグルアカウント

手順

1.書類BOXに名前を付けてシールを貼る

各段に名前(AA~GG)のシールを貼った書類BOX

これは実際私が使ってる物ですが
私の場合は
AA~GGと名前を付けております。
別に名前は何でも構いません。
太郎君
次郎君
三郎君
・・・・
という感じで名前を付けても大丈夫ですw

2.ファイルに名前を付けてシールを貼る

AA1と書かれたシールが貼られているクリアファイル

これも実際に私が使用している物です。
これを
(AA1~10)~(GG1~10)
まで行います。

3.対象となる棚へ入れていく

大体予想はついてたと思いますが、
AA1~AA10のクリアファイルは
AA1の棚へしまい込みます
BB1~BB10のクリアファイルは
BB1の棚へしまい込みます
・・・
これをGG10まで行います。

すると
書類BOXの段数×10個の部屋がいとも簡単に作ることができました(^^)/

4.グーグルスプレッドシートを使用し、管理ファイルを作成する

スプレッドシートによる書類管理ファイル

このようなイメージでスプレッドシートを作成してください!
AA-1の列にはもちろん
AA-1のシールを貼ってあるクリアファイルに挟んだ物を記入します。

分類のところにはざっくりとした内容物を書きます。

書類内容のところには
型番や内容物の詳細
メーカーやカテゴリなど
ありとあらゆる関連キーワードなどを記入していきます
場合によっては分類のところに記入してもOKです!

保存期限のところには何年何月何日まで必要なのかを記入しましょう!
例えば今回の整理で使用する
シールの余りなどの場合は
無くなるまで
などと記入してもOKです

備考は何を書いても構いません。
何かイレギュラーなことや
覚えておかなければいけないことなどの
自分メモとして使ってください。
ここまで準備が出来たら、実際に書類を整理していきます!

5.必要な物も必要でない物もまず一か所にまとめる

まずは書類という書類をすべて一か所にまとめます。
段ボールなどで構いませんので
とにかく入れていきます。

6.まとめたところから必要な可能性が確実にない物を捨てる

まずは必要かも+必要か絶対不要に分けます。
必要かもしれないけどまあ捨てていいか!!
はストップでお願いしますw

7.必要かも+必要な物をグーグルスプレッドシートの管理ファイルに記入していく

あとはなかなか面倒ですが
どんどん記入していくのみです!!
これであなたも書類管理マスターになれます!!

この書類管理法の実用方法

まず、上記で説明した形式で
これからはどんな書類も必ず
書類BOXの中のクリアファイルに挟み、
スプレッドシートの管理ファイルで情報を保管するようにしてください。
最初は面倒だな・・・
と思うのですが、
実際に使うと一瞬で書類を引き出すことができるようになるので

面倒だけど絶対やった方がいいな

という結論に至ると思います。

実際に書類を引き出す場合

これだけやっても引き出せなければなんの意味もありませんw
実際に引き出すときには
スプレッドシートで検索機能を利用します
スプレッドシートの画面を開いた状態で
キーボードの
ctrl+fを同時に押してください。
すると画面の右上に

シートを検索の画面

こんなやつが出てくると思います!
そこで
自分が探したい書類のキーワードを何か記入してみます。
例えば私が今TVの保証書を探していたとするなら
TVやテレビ
型番か保証書
などと検索するでしょう。
ここではTVと検索してみます
するとこのようになりました!

TVと検索した画像

検索枠の右側に1/1と表示されたのがわかりますでしょうか?
これは
このページにTVって書いてるのは1つあるよ

今1つ目のところにカーソル併せてあげてるよ
文句ある?
てことですw

TVというキーワードが含まれるものが10個あるなら
1/10と表示されるはずです!
これは
このページにTVって書いてるのは10個あるよ

今1つ目のところにカーソル併せてあげてるよ

という意味になります。

TVにカーソルが合っている状態

実際にカーソルが合っている状態というのは上記のようになります!
この機能をうまく使って
書類を必要な時に検索すれば
今欲しい書類は

AA-1~GG-10までのどこに入っているのか
一瞬で見つけることができるということになります!!

この書類管理方法の
メリット・デメリット

メリット

・意外とコンパクトにまとまる

一つの書類BOXなのに部屋は50~100程度になるので
意外にコンパクトになります!
散らかっていると

なんか永久に出てくるんじゃない?w

て思うほど多く感じるのですが
意外に一つの書類BOXで十分管理することができると思います

・いつでもどこでも瞬時にどこにあるか分かる

グーグルのスプレッドシートを使用しているので
どのデバイス(PCやスマホ)からでも
グーグルアカウントにログインさえできれば
どこにあるのか探す事が出来ます。
例えば会社で
「あれ?もしかしてあの書類持って帰ってたかな?」
なんて時にも確認できますし、
出先でスマホで管理場所を検索して
奥さんに
「ごめんAA-1に入ってる水道代今日までだから払っておいてくれない?」
なんてことも可能になります(^^)/
まああんまりそういう状況は多くはないですが。。。w

・ゴミかゴミじゃないかの判断が瞬時にできる

保存期限をしっかり管理しているので
一瞬でその書類がゴミなのかどうかを判断することができ、
常に書類コストを最小限に抑えることができます

・必要な時に必ず瞬時に取り出すことができる

これはもう根本のレベルですが
必要な時に必ず瞬時に取り出すことができるだけで
間違いなく

あなたの時間は増えます

どこいっただろうと探している時間
再発行の手続きをする時間
内容確認の電話をする時間
持ってるはずなのに見つからないからコンビニに買いにいく時間
などなど
様々な場面であなたの無駄な時間を削ってくれるはずです

・書類がきれいな状態で保管できる

この管理方法だと書類の状態は常にきれいです。
理由はお分かりだと思いますが
書類BOXの中のクリアファイルの中に入ってるんですよw
そう簡単に曲がったり、汚れたりはしない環境なので常にきれいです

デメリット

・費用がかかる

約2500円程度でしょうか・・・
費用が掛かります。
何か別の物で代用するのも良いと思いますが
2500円でこれから書類整理で困らないなら安いものだと私は思ってます

・めんどくさい

いちいちスプレッドシートに入力するなんてめんどくさいよ!

という意見は多いでしょうねw
また、それを理由にこの管理方法を行わない人も少なくないでしょう。。
しかし、そんなもっともらしいことはいうくせに
どこ行った!?と探し回ったり
再発行したり
また買いに行ったり
内容を確認しなおしたり

そっちはめんどくさくないの!!?

というのが私の意見です。

この書類管理方法にしてからの変化

私はこの書類管理方法を取り入れてから
書類という物に対しての価値感が変わりました。
なにやら大げさに聞こえますが
私は
ポストにたくさんの請求書やチラシなどが入ってたら
イライラしてました。。w

なんでこんなに紙ばっかり届くんだよ!!

また、家電を買っては

このインターネットが普及して
スマホ・PCが活発な時代になんで保証書紙なんだよ!!
こんなもん何年間も保管しとけって方がおかしいんじゃない??

という感じに・・・w
それがちゃんと管理できるようになってからは

書類を絶対無くさない自信と
必要な時に絶対取り出せるという自信

があるので
スプレッドシートに入力するのはちょっと面倒だけど
俺ちゃんと管理できるしw
という余裕が生まれました。
書類管理の苦手な方には是非この感覚を味わってほしいです(^^)/
ちょっとした心の余裕が
別の事にも影響して
今よりちょっと
よりよい人生になる人が増えることを願ってます!

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