仕事術

書類の管理方法がわからない方必見!1分以内に見つかる書類管理方法

大量の書類
  • 必要な支払い用紙
  • 必要な資料
  • 家電の保証書
    など

「いざ!」

という時に必要な書類を1分以内で取り出すことができますか

出来ないのであればあなたの管理には問題があります

何故なら、私なら1分以内に取り出すことができるからです

書類を探している時間なんて

何の生産性もなくただの時間の無駄

なので短ければ短いほど良い管理方法だと私は考えています

実は私はずっと書類管理が出来ませんでした

  1. 必要な時の必要な書類がなく
  2. 30分探して
  3. 紛失に気付き
  4. 紛失したことで再発行や手続きなどに1時間以上時間を取られる

なんてことが何度あったか分かりません(笑)

この記事では

そんな書類管理が出来なかった私が、

必要な時に必要な書類を1分以内に取り出すことができるようになった

書類の管理方法をお伝えします!!

ひよこ
ひよこ
捨ててないはずの書類が見つからん・・・あれは不思議やんな(笑)

目次

書類管理の方法は超重要

書類管理なんて後回しでいいや・・・
と優先順位を下げてませんか?

実は書類管理って超重要ですよ!

その理由は

書類が見つからない時のストレスは半端なく大きいからです

これだけではあまり意味がわかにくい思いますので詳しく解説します

失敗する人の1つの特徴として「様々なことへの管理が雑」ということがあります

この管理というは書類管理に限ったことではありませんが

成功したいのであれば様々なものを徹底的に管理する力を身に着ける必要があるということです

詳しくはこちらの記事をご覧ください

失敗する人の共通点 8選

書類が見つからないストレスは大きい←紛失後の対応には時間がかかる

あー請求書が見つからん・・・。また電話しやな・・・。
今日提出の資料やのに・・・どうしよう!!!

なんてことありませんか?

この時のストレスってほぼ最高潮ですよね・・・。

私も幾度となく体験しました

必要な書類が

「紛失している、見つからない」

ということは、そのあと対応に結構時間がかかります

例えば

  • 再発行
  • TELで問い合わせ
  • 紛失手続き
  • 1から作成し直し
    など

これって軽く1時間とか取られるようなことばかりなんですよね・・・。

私の場合はもうその事実だけで気が重いです。。

「本当は休憩にするはずだった1時間」など

を削って書類を紛失したことによる作業に時間を奪われることになります

ひよこ
ひよこ
せっかく休憩のつもりだったのに・・・
と何度イライラしたことでしょうか・・・

時間をもっと増やしたい!!という方はこちらの記事もご覧ください

たった2つの家電で毎日1時間増えた!最強の時短家電を紹介

こんな時には当たり前なのですが他の仕事への

  • パフォーマンス
  • やる気

低下してしまいます

書類が見つからないことへのストレスを覚えてしまうと

次は書類を見るだけでイライラするようになります

  • 書類が家に届くたびに
  • 書類をどこかでもらうたびに

ひよこ
ひよこ
うわーめんどくせぇ・・・書類多すぎ(笑)
なんて思っていました

このような書類に対するマイナス意識から脱却するために

必要な書類を必要な時に1分以内に取り出せる」ようにしましょう

実際に私はこの書類の管理方法を実践してからは

ひよこ
ひよこ
どんな書類でもかかってこい
というかんじになりました

必要な書類を1分以内に引き出せないならこの管理方法を取り入れろ!

皆さんは書類を探すのにどのくらいの時間がかかりますか

一度テストしてみましょうか

「あなたの使っている回線・保険・ローンなどの契約書を取り出してください」

はい!ヨーイスタート!!

・・・

1分以内に取り出せましたか?

そもそも

あるかないかすらわからなかった人がほとんどなのではないでしょうか?

書類を探すときには段階があります

  1. 書類があるかないか
  2. 書類がどこにあるか
  3. 書類がすぐに取り出せるかどうか

という3つのレベルになります

レベル2までは管理できていても

契約書は一括でこのファイルの中にある

的なことをしていると50枚あったら50枚全ての書類を見る必要があります。

これでは1分以内に書類を取り出すことは不可能でしょう

つまり書類を1分以内に取り出すということはこの3つのレベル全てがクリアできている必要があるということなのです

そもそも、

書類を探す時間なんて人生の中で無駄でしかないので1分以上の時間がかかる書類の管理方法はナンセンスだと私は考えています

この記事で紹介する書類の管理方法はこの3つのレベルを全てクリアし1分以内に書類を取り出すことが可能です

絶対にNGな書類の管理方法3選

どんな人でも書類の自分なりの管理方法を持っているはずです

しかし、なぜ書類をなくしたり、書類を取り出すのに時間がかかってしまうのでしょうか?

それは単純に管理方法に問題があるからです

この章では良くある絶対やってはいけない書類の管理方法を3つ紹介します

  1. 【ジャンルごとに書類を分ける】←すぐに取り出せない
  2. 【必要な書類BOX】←あるかどうかだけ探すのにも一苦労
  3. 【記憶できると思ってる】←できるわけない(笑)

【ジャンルごとに書類を分ける】←すぐに取り出せない

やってしまいがちな良くない管理方法です

例えば

  • 保証書
  • 契約書
  • 請求書
    などに分ける

これは本当に無駄なのでやめて下さいね

この方法の問題は自分では管理できると思ってしまっていることですね

ちゃんと分けて保管をしているので管理した気分になります

しかし、

必要な書類があるかないかすらわからないという最低レベルの管理方法になります

例えば、TVが壊れたとしましょう

もちろん一括で管理してある保証書を確認すると思いますが

保証書が100個あったとしたら

その保証書100個を全て確認して、TVの保証書があるかないかを探すわけですよね

これが時間の無駄というやつです

ほぼ確実に1分では書類を取り出すことができず、

入れたはずなのに見つからない

なんて事が起こるとまた、100枚の保証書を確認しなおすわけですね

逆に言えば

ひよこ
ひよこ
すぐに必要な書類を取り出せへんのやったらジャンルに分けてる時間すら無駄(笑)
というのが私の意見です

【必要な書類BOX】←あるかどうかだけ探すのにも一苦労

必要な書類、今後必要になるかもしれない書類は全てこの箱へ

みたいな事をやってる管理方法の事です

これはほぼ管理する気がないというのと同義ですね。。(笑)

私は以前この方法で書類を管理しようとしていました

が、この管理方法で必要な時の必要な書類を1分で取り出すことは100%不可能です

それは

様々な書類を一か所にとりあえずまとめているだけなので

  • 必要な書類を探すためにすべての書類を確認する必要がある
  • そもそも探している書類があるかどうかすらわからない

からです

前章でお伝えしたジャンルに分けている管理方法よりも書類の数は確実に多くなるので、1つの資料を見つけるために確認しないといけない書類の量も増えます

非常に効率が悪く、絶対にやってはいけない管理方法です

記憶できると思ってる←できるわけない(笑)

自分は天才じゃない

と言ってるわりには自分の事を天才扱いしている人ってめちゃくちゃ多いです

これは書類管理に限った話ではありませんが・・。

書類管理の話でいうならば

全部記憶しようとしている人がいます

これって笑っちゃうような管理方法なのですが

これはここに入れたはず

とかで書類の位置を記憶しようとします

私なら1時間後にはもうどこにあるかわからなくなっているでしょう・・(笑)

天才的な記憶力を持つ人ならそれでも管理ができるかもしれませんが

普通の人には不可能な管理方法です

ひよこ
ひよこ
天才的な記憶力を持っている人やとしても、記憶することに集中している労力はもったいないやろ(笑)
頭で記憶するんじゃなくて

インターネットやPCに記憶してもらいましょう(笑)

書類の管理方法ー1分で必要な物が取り出せる

この書類方法で必ずあなたも

必要な時に必要な書類を1分以内に取り出せるようになるはずです

少し地味でめんどくさいですが

  • 非常に簡単
  • 結果的には時間が短縮
  • 書類管理からのストレス解放が得られる

↑という恩恵を受けられるので試してみて下さい

この管理方法で小学生くらいの頃からずっと書類管理が苦手だった私が

一切書類の管理で困ったり悩んだりしなくなりました!

書類管理するために必要な準備物4つ

ひよこ
ひよこ
この4つは絶対必要な準備物やで~

  1. 書類トレー・レターボックス
  2. クリアファイル
  3. お名前シール
  4. Googleアカウント

商品を購入するときには要らなくなった時に売れる価値のあるものを選ぶというのが事実上安く購入する方法なのでAmazonのランキング上位の物を紹介しています

1.書類トレー・レターボックス

書類トレーは基本的に何でも良いのですが個人的には

  • 引き出し型
  • 7段の物
  • Amazonでランキング上位

の物がおすすめです

特に私の場合だと7段ないと書類の量的に足らないです

7段は一般的な人には必要な容量だと思います

↑の3つの条件を満たしている商品はこちらです!

 ナカバヤシ A4レターケース 書類収納7段 (浅7段) A4E-S7B

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Amazonの書類トレー・レターボックスのランキングから選ぶ方はこちらへ

2.クリアファイル

シンプルにAmazonランキング1位の商品でいいと思います!

何を使ってもあまり大差ないと思います

ちなみにこのAmazonでランキング1位の商品はコスパが非常にいいですよ!!

プラス クリアホルダー E A4 100枚 0.18mm 透明 クリアー FL-270HO 88-138

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Amazonのクリアホルダーのランキングから選ぶ方はこちらへ

3.お名前シール

こちらもなんでも良いです

Amazonでランキング上位の物を購入しておけば間違いないでしょう

ちなみに私が使っているのはこちらの商品です

33面×12シートのシールの画像
エーワン お名前シール 光沢紙 はがきサイズ 33面 12シート 29318



Amazonのお名前シールのランキングから選ぶ方はこちらへ

4.グーグルアカウント

グーグルアカウントを作成する


作成方法はこちらの動画でKYOKOアフィリエイトさんが解説されていますので参考にしてください

書類管理のための準備5ステップ

書類管理のための準備物がそろったらまずは準備を行いましょう!

ひよこ
ひよこ
簡単な5ステップで紹介するから安心してついてきてや~

1.書類トレーに名前を付けてシールを貼る

各段に名前(AA~GG)のシールを貼った書類BOX

これは実際私が使ってる書類トレーです

まずは書類トレーの各段に名前を付けて下さい

私の場合は「AA~GG」と名前を付けております。

名前は何でも構いません「1~7」「A~G」などお好きに名前を付けて下さい

 

2.クリアファイルに名前(名前+1~10)をシールに記入して貼る

クリアファイルに

先ほど付けた名前+(1~10)の番号を付けましょう

私の場合はAA~GGと名付けたので

  • AA-1
  • AA-2
  • AA-3
  • GG-10

というように計70枚のクリアファイルにAA-1から順に名前を付けていきます

AA1と書かれたシールが貼られているクリアファイル

3.対象となる棚へ入れていく-AA1~10はAAの棚へ、BB1~10はBBの棚へ

  • AA1~AA10のクリアファイル→AA1の棚へしまい込みます
  • BB1~BB10のクリアファイル→BB1の棚へしまい込みます



    これをGG10まで行います。

ひよこ
ひよこ
これで書類トレーの1つの段の中に10個の部屋を作れたな

4.グーグルスプレッドシートを使用し、管理ファイルを作成する

スプレッドシートによる書類管理ファイル

作成するスプレッドシートには

  • 書類内容
  • 保存期限

という項目を必ず記入してください

私はその他に

「備考」と「分類」を作っていますがこれはなくても良いです

AA-1の列にはもちろん
AA-1のシールを貼ってあるクリアファイルに挟んだ物、これから挟む物を記入します。

書類内容には自分が検索しそうな書類に関するキーワードを入力

書類内容にはどんな書類なのかを記入してください

また、実際に活用するときには検索して書類を探すことになりますので、自分が検索しそうなキーワードを沢山含めておくと良いです

画像の例だと

  • TV
  • テレビ
  • 家電
  • LG
  • 保証書

などのキーワードを含むようにしています

保存期限はその資料がいつになればゴミになるかを記入

書類には確実にいつまでその書類が必要かという期限があるはずです

  • 保証書みたいに〇年〇月〇日まで有効
  • 契約書のように契約している限り必要
    など

保存期限を決めて期限を超えた書類を捨てていかないと書類はどんどん増えていってしまいます

無駄な書類を捨てられるようにいつまで必要なのかということをはっきりさせておきましょう

ちなみに書類を捨てる周期としては1年に1回くらい期限を見直して書類を整理するくらいで十分です

5.今ある書類を必要か不要分ける→スプレッドシートにも記入する

まだ整理前の書類を整理していく方法を解説します

  1. 不要な段ボールなどの箱にとにかく書類を詰め込んでいきましょう
  2. 必要かも+必要な書類だけ残して、不要な書類は片っ端から捨てていきます
  3. 必要かも+必要な書類をAA1-GG10までのクリアファイルに挟んでスプレッドシートに記入していきます

↑今必要かも+必要な書類を全て記入していくので非常にめんどくさい作業ですが頑張って下さい

必要な書類を1分で引き出す引き出し方-PC版

書類管理の準備お疲れさまでした

この章では実際に

必要な時に必要な書類を引き出す方法を解説していきます

書類を引き出すときにはスプレッドシートで検索機能を利用します

スプレッドシートの画面を開いた状態でキーボードの「ctrl+f」を同時に押してください。
すると画面の右上に

シートを検索の画面

「シートを検索」と出てくると思います!

そこで自分が探したい書類のキーワードを何か記入しましょう

例えば

私がTVの保証書を探していたとするなら

  • TV
  • テレビ
  • 型番
  • 保証書など

のどれかのキーワードで検索するでしょう。

ここではTVと検索してみます

するとこのようになりました!

TVと検索した画像

TVと入力すると検索枠の右側に1/1と表示されたのがわかりますでしょうか?

これは

  • このスプレッドシートにTVって書いてるのは1つあるよ
  • 今1つ目のところにカーソル併せてあげてるよ文句ある?

ということです(笑)

TVというキーワードが含まれるものが10個あるなら1/10と表示されるはずです!

これは

  • このページにTVって書いてるのは10個あるよ
  • 今1つ目のところにカーソル併せてあげてるよ 

という意味になります。

TVにカーソルが合っている状態

実際にカーソルが合っている状態というのは上記のようになります!

カーソルは

  • キーボードの「Enter」
  • 「∧・∨」をクリック

することで移動することができます

必要な書類があるときには

スプレッドシートでキーワードを入力して検索」すれば

必要な書類は

AA-1~GG-10までのどこに入っているのか

を一瞬で見つけることができるということになります!!

必要な書類を1分で引き出す引き出し方-スマホ版(iphone)

  1. スプレッドシートのアプリをダウンロード
  2. ログイン
  3. 書類管理のファイルを開く
  4. をタップ
  5. 検索と置換をタップ
  6. 検索窓にキーワードを入力
  7. ∧・∨」で移動

このような手順で書類を引き出すことができます

・・・をタップ右上の「・・・」をタップ
「検索と置換」をタップ「検索と置換」をタップ
キーワードで検索キーワードで検索

 

この書類管理方法でのメリット5つ

私は現状この書類管理方法が最強だと思っています

それは

必要な書類を必要な時に1分以内に引き出す

事ができるからです

ひよこ
ひよこ
個人的にはもう死ぬまでこの管理方法使うな(笑)
この書類管理方法のメリット5つ

  1. 書類は結構コンパクトにまとまる!ー7段の書類トレー1個で十分
  2. いつでも書類がどこにあるのかわかる
  3. 必要な時に必要な書類を1分以内で引き出すことができる
  4. ゴミかゴミじゃないかの判断が瞬時にできる
  5. 書類がきれいな状態で保管できる

書類は結構コンパクトにまとまる!ー7段の書類トレー1個で十分

書類管理ができていないと

永遠に書類が出てくるんじゃないか・・・
と思ってしまうほどあちらこちらに

書類が大量にあるということになりかねません

しかし、不要な書類を捨てて、きっちり管理すれば

7段の書類トレー1つに収まります

サイズ的にも机の上における程度の手ごろのサイズ感なので

ひよこ
ひよこ
案外書類ってコンパクトにまとまるねんな・・・
というのがこの管理方法に変えて私が感じたことの1つです

いつでも書類がどこにあるのかわかる

グーグルのスプレッドシートを使用しているので、どのデバイス(PCやスマホ)からでもグーグルアカウントにログインさえできれば特定の書類がどこにあるのか探す事が出来ます。

例えば

水道代の支払いが今日までなのに忘れていたとしましょう

そんなときでも出先からスマホで書類の場所を検索すれば、奥さんや旦那さんに

「ごめんAA-1に入ってる水道代今日までだから払っておいてくれない?」

なんてことも可能になります(^^)/

ひよこ
ひよこ
まああんまりそういう状況は多くはないけどな(笑)

必要な時に必要な書類を1分以内で引き出すことができる

これはこの記事でずっと言い続けている根本的なことなのですが

本当に必要な書類を探す時間がほぼ0になります

書類管理方法が確立できていない人であれば

必ずあなたの人生の自由な時間は増えます

  • 書類を探している時間
  • 再発行の手続きをする時間
  • 内容確認の電話をする時間
  • コンビニに買いにいく時間
    など

こんな馬鹿らしい時間を過ごす必要がなくなります

私は本当に↑のような無駄な時間を膨大に費やしてきたので

皆さんは早くこの書類管理の方法を取り入れて

無駄な時間を限りなく0にしてくださいね♪

ゴミかゴミじゃないかの判断が瞬時にできる

保存期限をしっかり管理しているので

一瞬でその書類がゴミなのかどうかを判断することができ、

常に書類の管理量を最小限に抑えることができます

超当たり前の話なのですが、

  • 10枚の書類を管理するより
  • 100枚の書類を管理する

方が手間ですしストレスですからね・・・

ひよこ
ひよこ
まず無駄な物捨てようぜ(笑)

書類がきれいな状態で保管できる

この管理方法だと書類の状態は常にきれいです。

理由はお分かりだと思いますが

書類トレーの中クリアファイルの中に入ってるんですよ

簡単に曲がったり、汚れたりはしない環境なので常にきれいです

書類がぐちゃぐちゃになっていたり、折れ曲がっている書類を開くだけで私はストレスを感じてしまいます・・・(笑)

この書類管理方法でのデメリット2つ

この書類管理の方法は2つデメリットがあります

ひよこ
ひよこ
ただ、このデメリットは得られるメリットから考えると微々たるもんやけどな!

  1. 3500円~4000円程度の費用がかかる
  2. スプレッドシートの入力がめんどくさい

3500円~4000円程度の費用がかかる

この記事で紹介したAmazonの商品をすべて購入すると3500円~4000円程度になると思います

これはやはりデメリットですね・・・

出来ればタダで書類管理ができるようにしたいと思うのですが私は

  • 書類トレー
  • クリアファイル
  • お名前シール

をちゃんとそろえて管理したほうがきれいで管理もしやすいと思います

ひよこ
ひよこ
まあ3500~4000円で書類管理で今後困らんなら安いと思うけどな(笑)

ただし、Amazonの商品は値段が変動する可能性があるので今見て下さっている方が見たときに3500~4000円かはわかりません

スプレッドシートの入力がめんどくさい

いちいちスプレッドシートに入力をするなんてめんどくさい・・・
と感じる方は多いでしょうね・・・(笑)

正直私もめんどくさいなと思います

しかし、

  • 書類を探し回ったり
  • 再発行したり
  • また買いに行ったり
  • 内容を確認し直したり
    など

をすることのほうがめんどくさいですよね??

確かにスプレッドシートに書類を入力するためだけにPCの電源をONにするとなると

こんなめんどくさいこと本当に必要?
と思ってしまうと思いますが時間がかかったとしても2.3分ですよね?

それって書類がないときに行わないといけないことにかかる時間の何分の一ですか?

ひよこ
ひよこ
めんどくさいけどやったほうが絶対自分の為になるで
というのが私の意見です

まとめー書類を探す時間なんて人生の無駄遣い。1分以内に引き出せ!

あの書類どこいった!?
という無駄な時間やストレスから解放されませんか?

あなたの人生があと何年かは知りませんが必ず人間死ぬわけで

「全員時間は有限なんです」

書類管理の方法ごときで大げさかもしれませんが

書類ごときに振り回される

時間や書類によるストレスでの生産性の低下の影響は結構大きいと思います

  • 学校であろうが
  • 会社であろうが
  • ニートであろうが

常に書類というものは身の回りにあふれてくるはずです

ちゃんと管理できていなければ何度でも時間を無駄にします

私はこの書類の管理方法を取り入れたことで

書類という物に対しての価値感が変わりました

なにやら大げさに聞こえますが

ポストにたくさんの請求書チラシなどが入ってだけでイライラしてました。。(笑)

ひよこ
ひよこ
なんでこんなにインターネットが普及してるのに紙やねん!!!
と本気で言ってましたね(笑)

でも自分がそうやって嘆いたところで何も変わりません

今では

「必要な書類を必要な時に1分以内に取り出せる」

という自信があるので

スプレッドシートに入力するのはちょっと面倒ですが、心に余裕が生まれました

書類管理の苦手な方には是非この感覚を味わってほしいです(^^)/

ちょっとした心の余裕が
別の事にも影響して
今よりちょっとよい人生になったら
素敵じゃないですか?

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